Algemene voorwaarden

1. Definities

In deze algemene voorwaarden worden de volgende begrippen gebruikt:

• "ClearFi": ClearFi B.V., gevestigd in Nederland, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer [KVK-NUMMER], BTW-identificatienummer [BTW-NUMMER], handelend via het platform op clearfi.nl.
• "Dienst": het online boekhoudplatform ClearFi, inclusief alle modules, functies, applicaties (web en mobiel), API's en aanverwante software die ClearFi ter beschikking stelt aan Gebruikers.
• "Gebruiker": iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die een account aanmaakt bij ClearFi of de Dienst gebruikt, waaronder ondernemers, ZZP'ers, MKB-bedrijven en accountantskantoren.
• "Overeenkomst": de overeenkomst tussen ClearFi en de Gebruiker, bestaande uit de aanmelding voor de Dienst, het gekozen abonnement en deze algemene voorwaarden.
• "Abonnement": de toegang tot de Dienst op basis van een maandelijks of jaarlijks betaald tarief, dan wel het gratis basisplan (het "Gratis Plan").
• "Persoonsgegevens": alle informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
• "Gebruikersdata": alle gegevens, administratieve bestanden, facturen, klantgegevens, uitgaven en overige informatie die de Gebruiker in de Dienst opslaat of invoert.
• "Intellectueel Eigendom": alle intellectuele eigendomsrechten, waaronder auteursrechten, databankenrechten, merkrechten en octrooien.
• "Schriftelijk": communicatie per e-mail of via het platform, tenzij anders bepaald.

2. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten en leveringen van diensten door ClearFi aan Gebruikers, ongeacht de wijze waarop de Overeenkomst tot stand is gekomen.

De Gebruiker aanvaardt deze voorwaarden door een account aan te maken, de Dienst te activeren, of door gebruik te maken van de Dienst. Bij gebruik door een rechtspersoon staat de natuurlijke persoon die de Overeenkomst aangaat in voor zijn bevoegdheid daartoe.

Toepasselijkheid van inkoop- of andere algemene voorwaarden van de Gebruiker wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Indien enige bepaling van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar is, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. ClearFi en Gebruiker zullen in dat geval in overleg treden om een geldige bepaling te formuleren die zo dicht mogelijk aansluit bij het doel van de nietige of vernietigde bepaling.

3. De Dienst

ClearFi biedt een online boekhoudplatform aan dat ondernemers en accountants ondersteunt bij het bijhouden van hun administratie. De Dienst omvat, afhankelijk van het gekozen abonnement, onder meer:

• Het aanmaken, versturen en beheren van facturen, offertes en creditnota's.
• Het bijhouden van uitgaven, inkoopfacturen en terugkerende betalingen.
• Kasboekbeheer, bankimport (CAMT.053 en CSV) en kasstroominzicht.
• BTW-overzichten, aangifte-voorbereiding en het exporteren van aangiftegegevens ter handmatige indiening bij de Belastingdienst.
• Kilometerregistratie, loonadministratie en voorraadbeheer.
• Samenwerking met een gekoppeld accountantskantoor via het boekhouderportaal.
• Export van financiële data in PDF, CSV, UBL-export (Peppol-conform formaat) en SEPA-formaat.
• AI-ondersteunde functionaliteiten, zoals slimme categorisatie en Social Studio.

4. Account en gebruik

Om gebruik te kunnen maken van de Dienst dient de Gebruiker een account aan te maken met een geldig e-mailadres. Het aanmaken van een account door personen jonger dan 18 jaar zonder toestemming van een ouder of voogd is niet toegestaan.

De Gebruiker is verantwoordelijk voor de geheimhouding van zijn inloggegevens en voor alle activiteiten die onder zijn account plaatsvinden. Bij vermoed misbruik of ongeautoriseerde toegang dient de Gebruiker ClearFi onmiddellijk te informeren via info@clearfi.nl.

Het is de Gebruiker niet toegestaan:

• De Dienst te gebruiken voor onwettige doeleinden of op een wijze die in strijd is met deze voorwaarden of toepasselijke wet- en regelgeving.
• De Dienst te gebruiken voor het verwerken van gegevens van derden zonder een geldige verwerkersovereenkomst en toestemming van de betrokkenen.
• De Dienst te reverse-engineeren, te decompileren of op andere wijze de broncode te trachten te achterhalen.
• Geautomatiseerde toegang tot de Dienst te verkrijgen, anders dan via de door ClearFi beschikbaar gestelde API, en tenzij ClearFi daar voorafgaand schriftelijk toestemming voor heeft verleend.
• Gegevens van andere Gebruikers te benaderen zonder daartoe bevoegd te zijn.
• De Dienst door te verkopen, in sublicentie te geven of anderszins aan derden beschikbaar te stellen, tenzij dit is toegestaan op grond van het gekozen abonnement (bijv. accountantskantoren).
• Kwaadaardige software, virussen of andere schadelijke code in de Dienst te introduceren.

5. Abonnementen en prijzen

ClearFi biedt de Dienst aan via een Gratis Plan en meerdere betaalde abonnementen voor ondernemers en accountantskantoren. De actuele abonnementen, bijbehorende functionaliteiten, limieten en prijzen zijn te vinden op clearfi.nl/prijzen.

Alle genoemde prijzen zijn exclusief 21% omzetbelasting (BTW), tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Facturen worden voorzien van de wettelijk vereiste BTW-specificatie.

ClearFi behoudt zich het recht voor de prijzen van abonnementen te wijzigen. Prijswijzigingen worden ten minste 30 dagen van tevoren schriftelijk aan de Gebruiker meegedeeld. Bij een prijsverhoging heeft de Gebruiker het recht het abonnement op te zeggen tegen de datum waarop de nieuwe prijs ingaat.

Het Gratis Plan is beschikbaar met een beperkte set functionaliteiten en is bedoeld voor persoonlijk gebruik of ter kennismaking. ClearFi behoudt zich het recht voor het Gratis Plan op elk moment aan te passen of te beëindigen, met een aankondigingstermijn van 30 dagen.

6. Betalingsvoorwaarden

Betaalde abonnementen worden vooraf gefactureerd, bij een maandabonnement per maand, bij een jaarabonnement per jaar, via de door ClearFi ondersteunde betaalmethoden (waaronder iDEAL, creditcard en SEPA-incasso via Stripe).

Bij niet-tijdige betaling is de Gebruiker van rechtswege in verzuim, zonder dat nadere ingebrekestelling vereist is. ClearFi is in dat geval gerechtigd:

• De toegang tot het betaalde gedeelte van de Dienst tijdelijk op te schorten, na een betalingsherinnering.
• De wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW) in rekening te brengen vanaf de dag dat betaling verschuldigd was.
• Buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen conform de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (Wet BIK).

7. Proefperiode

ClearFi kan voor bepaalde abonnementen een gratis proefperiode aanbieden. De duur van de proefperiode is vermeld op de betreffende abonnementspagina.

Gedurende de proefperiode heeft de Gebruiker toegang tot de functionaliteiten van het proefabonnement, zonder dat betalingsinformatie vereist is (tenzij expliciet anders vermeld). Na het verstrijken van de proefperiode en zonder dat de Gebruiker een betaald abonnement heeft geactiveerd, wordt de Gebruiker automatisch teruggezet naar het Gratis Plan.

De Gebruiker wordt nimmer automatisch belast voor een betaald abonnement na een proefperiode zonder dat hij uitdrukkelijk een betaalmethode heeft opgegeven en het betaalde abonnement heeft geactiveerd.

8. Looptijd en opzegging

De Overeenkomst voor het Gratis Plan en voor maandabonnementen gaat in op de datum van registratie en wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, met een opzegtermijn van één maand.

Jaarabonnementen worden aangegaan voor een periode van twaalf maanden en verlengen automatisch met telkens twaalf maanden, tenzij de Gebruiker het abonnement vóór de einddatum opzegt via zijn accountinstellingen of via info@clearfi.nl.

Opzegging dient te geschieden via het platform (accountinstellingen → abonnement) of per e-mail aan info@clearfi.nl. Na ontvangst van een opzegging stuurt ClearFi een bevestiging. De Gebruiker behoudt toegang tot de Dienst tot het einde van de lopende betalingsperiode.

ClearFi is gerechtigd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang op te zeggen of de toegang te blokkeren indien:

• De Gebruiker de Dienst gebruikt voor onwettige doeleinden of artikel 4 van deze voorwaarden schendt.
• De Gebruiker in verzuim is ten aanzien van een opeisbare betalingsverplichting en na schriftelijke aanmaning niet binnen 14 dagen betaalt.
• De Gebruiker failliet is verklaard, in surseance van betaling verkeert of zijn bedrijf staakt.

9. Intellectueel eigendom

ClearFi (of haar licentiegevers) is en blijft houder van alle Intellectuele Eigendomsrechten op de Dienst, de software, de gebruikersinterface, de documentatie en alle overige door ClearFi ontwikkelde materialen. Niets in deze voorwaarden brengt enige overdracht van Intellectueel Eigendom aan de Gebruiker met zich mee.

ClearFi verleent de Gebruiker voor de duur van de Overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar, herroepelijk gebruiksrecht op de Dienst, uitsluitend voor eigen zakelijke doeleinden en conform deze voorwaarden.

De Gebruikersdata is en blijft eigendom van de Gebruiker. De Gebruiker verleent ClearFi een niet-exclusief gebruiksrecht op de Gebruikersdata, uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de levering van de Dienst en de naleving van wettelijke verplichtingen. ClearFi gebruikt Gebruikersdata niet voor commerciële doeleinden anders dan de dienstverlening, tenzij de Gebruiker hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

ClearFi is gerechtigd anonieme, geaggregeerde statistieken over het gebruik van de Dienst te genereren en te publiceren, mits deze statistieken geen Persoonsgegevens of individueel identificeerbare bedrijfsgegevens bevatten.

10. Vertrouwelijkheid

Beide partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van de andere partij ontvangen, tenzij openbaarmaking vereist is op grond van de wet of een rechterlijk bevel.

ClearFi zal de Gebruikersdata niet openbaar maken, verkopen of aan derden verstrekken, anders dan voor de uitvoering van de Overeenkomst, voor zover noodzakelijk voor de levering van hostingdiensten en vergelijkbare subdiensten, of op grond van een wettelijke verplichting.

De geheimhoudingsverplichting geldt niet voor informatie die algemeen bekend is of wordt zonder schending van deze verplichting, of die de ontvangende partij rechtmatig in bezit heeft verkregen via een onafhankelijke bron.

De geheimhoudingsverplichting geldt voor de duur van de Overeenkomst en gedurende een periode van twee jaar daarna.

11. Gegevensverwerking

Voor zover ClearFi in het kader van de Dienst Persoonsgegevens verwerkt namens de Gebruiker, geldt het volgende:

ClearFi treedt op als verwerker in de zin van de AVG wanneer de Gebruiker (als verwerkingsverantwoordelijke) Persoonsgegevens van zijn klanten, medewerkers of andere betrokkenen in de Dienst invoert. ClearFi verwerkt die Persoonsgegevens uitsluitend op basis van de instructies van de Gebruiker.

De rechten en plichten van ClearFi als verwerker zijn vastgelegd in de Verwerkersovereenkomst die als aanvulling op deze algemene voorwaarden van toepassing is en te vinden is op clearfi.nl/verwerkersovereenkomst. Door gebruik te maken van de Dienst accepteert de Gebruiker de Verwerkersovereenkomst.

Voor de verwerking van Persoonsgegevens waarbij ClearFi optreedt als verwerkingsverantwoordelijke (zoals accountgegevens van Gebruikers zelf) verwijzen wij naar de Privacyverklaring op clearfi.nl/privacy.

12. Aansprakelijkheid en vrijwaring

De aansprakelijkheid van ClearFi voor directe schade is per gebeurtenis beperkt tot het bedrag dat de Gebruiker in de zes maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan ClearFi heeft betaald, doch maximaal € 5.000 per jaar. Bij het Gratis Plan bedraagt de maximale aansprakelijkheid € 500 per kalenderjaar.

ClearFi is niet aansprakelijk voor:

• Indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van data, reputatieschade of andere immateriële schade.
• Schade die voortvloeit uit het onjuist of onvolledig invullen van gegevens door de Gebruiker in de Dienst.
• Schade als gevolg van fiscale of juridische beslissingen die de Gebruiker neemt op basis van de overzichten, berekeningen of adviezen van de Dienst.
• Schade als gevolg van ongeautoriseerde toegang tot het account van de Gebruiker, voor zover dit niet te wijten is aan een tekortkoming van ClearFi.
• Schade als gevolg van overmacht (artikel 14 van deze voorwaarden).
• Schade veroorzaakt door diensten of software van derden die de Gebruiker in combinatie met de Dienst gebruikt.

13. Overmacht

ClearFi is niet gehouden tot nakoming van haar verplichtingen wanneer zij daartoe wordt verhinderd als gevolg van overmacht. Onder overmacht wordt verstaan: een niet-toerekenbare tekortkoming die niet te wijten is aan schuld of een voor risico van ClearFi komende oorzaak. Hieronder vallen in ieder geval:

• Storingen in de telecommunicatie-infrastructuur, internetverbindingen of datacenters van derde partijen.
• Storingen bij externe cloud-leveranciers of hostingproviders (waaronder Vercel, Supabase of vergelijkbare diensten).
• DDoS-aanvallen, hackaanvallen of andere cyberincidenten die buiten de invloedssfeer van ClearFi vallen.
• Overheidsmaatregelen, wets- of regelwijzigingen die nakoming onmogelijk maken.
• Epidemieën, pandemieën, natuurrampen, brand, overstroming of andere calamiteiten.

14. Schorsing en beëindiging door ClearFi

ClearFi behoudt zich het recht voor de toegang van een Gebruiker tot de Dienst geheel of gedeeltelijk te schorsen of de Overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen, zonder enige aansprakelijkheid, in de volgende gevallen:

• De Gebruiker maakt gebruik van de Dienst voor frauduleuze, onwettige of strafbare doeleinden.
• De Gebruiker verspreidt schadelijke software of voert aanvallen uit op de infrastructuur van ClearFi of andere Gebruikers.
• De Gebruiker verwerkt grote hoeveelheden ongewenste e-mail (spam) via de Dienst.
• De Gebruiker schendt intellectuele eigendomsrechten van ClearFi of derden.
• De Gebruiker verstrekt valse informatie aan ClearFi of misbruikt de proefperiode stelselmatig.

15. Gevolgen beëindiging

Na beëindiging van de Overeenkomst, ongeacht de reden, vervalt het gebruiksrecht van de Gebruiker op de Dienst. ClearFi bewaart de Gebruikersdata gedurende een periode van 90 dagen na beëindiging. Gedurende deze periode kan de Gebruiker zijn data ophalen via de exportfunctie van de Dienst (voor zover de toegang niet geblokkeerd is wegens een schending van deze voorwaarden).

Na ommekomst van de bewaartermijn van 90 dagen verwijdert ClearFi de Gebruikersdata definitief, behoudens voor zover ClearFi op grond van wettelijke bewaarplichten verplicht is bepaalde gegevens langer te bewaren (bijv. factuurgegevens op grond van artikel 52 AWR: zeven jaar).

Beëindiging van de Overeenkomst laat bestaande vorderingen van ClearFi op de Gebruiker onverlet.

16. Wijzigingen in de Dienst en voorwaarden

ClearFi is gerechtigd de functionaliteiten, interfaces en technische specificaties van de Dienst te wijzigen. ClearFi zal wezenlijke wijzigingen die de kernfunctionaliteit van de Dienst beperken, ten minste 30 dagen tevoren aankondigen via het platform of per e-mail.

ClearFi is gerechtigd deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden ten minste 30 dagen voor inwerkingtreding schriftelijk aangekondigd. Indien de Gebruiker een wijziging niet accepteert, heeft hij het recht de Overeenkomst te beëindigen per de datum waarop de gewijzigde voorwaarden van kracht worden. Voortgezet gebruik van de Dienst na de ingangsdatum van de gewijzigde voorwaarden geldt als aanvaarding van de gewijzigde voorwaarden.

De meest recente versie van de algemene voorwaarden is te allen tijde beschikbaar op clearfi.nl/voorwaarden.

17. Slotbepalingen

Op de Overeenkomst en alle daaruit voortvloeiende geschillen is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag (CISG) is uitdrukkelijk uitgesloten.

Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de Overeenkomst worden in eerste instantie beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement waar ClearFi is gevestigd. Indien de Gebruiker een consument is, is hij echter gerechtigd het geschil voor te leggen aan de rechter van zijn woonplaats.

Klachten over de Dienst dienen in eerste instantie te worden gericht aan info@clearfi.nl. ClearFi streeft ernaar klachten binnen 14 werkdagen te behandelen. Indien de klacht niet naar tevredenheid wordt opgelost, kan de Gebruiker het geschil voorleggen aan de bevoegde rechter. Consumenten kunnen tevens gebruikmaken van het Europese ODR-platform (ec.europa.eu/odr).

Indien ClearFi nalaat enig recht of bevoegdheid uit te oefenen, houdt dit geen afstand van dat recht of die bevoegdheid in.

De Overeenkomst is niet overdraagbaar door de Gebruiker zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ClearFi. ClearFi is gerechtigd haar rechten en plichten uit de Overeenkomst over te dragen aan een derde partij, waarbij ClearFi de Gebruiker hiervan ten minste 30 dagen tevoren in kennis stelt.