Clearfi

Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 18 juni 2026

1. Wie zijn wij en hoe kunt u contact opnemen?

ClearFi B.V. (hierna: "ClearFi"), ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer [KVK-NUMMER], BTW-identificatienummer [BTW-NUMMER], is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van het online boekhoudplatform ClearFi.

U kunt voor privacyvragen en verzoeken contact opnemen via privacy@clearfi.nl of info@clearfi.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij en op welke grondslag?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden. Per doel vermelden wij de rechtsgrondslag conform art. 6 AVG en de bewaartermijn.

2.1 Registratie en accountbeheer

Bij het aanmaken van een account verwerken wij: naam, e-mailadres, (versleuteld) wachtwoord, bedrijfsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer, bedrijfsadres en optioneel een telefoonnummer of profielfoto. Tevens worden IP-adres en apparaatinformatie verwerkt voor beveiliging en fraudedetectie.

  • Rechtsgrondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).
  • Bewaring: zolang uw account actief is, plus 90 dagen na afsluiting.

2.2 Levering van de Dienst

Wij verwerken de administratieve gegevens die u invoert: klantgegevens, facturen, offertes, inkoopfacturen, uitgaven, banktransacties, medewerkersnamen en overige financiële data. Voor deze gegevens treedt ClearFi op als verwerker in de zin van de AVG; de Gebruiker is verwerkingsverantwoordelijke. Zie de Verwerkersovereenkomst op clearfi.nl/verwerkersovereenkomst.

  • Rechtsgrondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).
  • Bewaring: minimaal 7 jaar conform art. 52 AWR (fiscale bewaarplicht voor financiële administratie).

2.3 Betalingsverwerking

Voor abonnementsbetalingen verwerken wij naam, e-mailadres, facturatieadres en transactiehistorie. Betaalinstrumentdetails (rekeningnummer, creditcardnummer) worden rechtstreeks verwerkt door Stripe, Inc. en zijn nooit zichtbaar voor ClearFi.

  • Rechtsgrondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) en wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG).
  • Bewaring: 7 jaar conform de fiscale bewaarplicht.

2.4 Klantenservice en communicatie

Wanneer u contact opneemt of een supportticket indient, verwerken wij naam, e-mailadres, de inhoud van uw bericht en relevante accountinformatie.

  • Rechtsgrondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG), het belang van ClearFi bij kwalitatieve dienstverlening.
  • Bewaring: maximaal 2 jaar na afronding van de ondersteuningsvraag.

2.5 E-mailcommunicatie

ClearFi stuurt drie soorten e-mail: (a) transactionele e-mails (factuurbevestigingen, accountwijzigingen, beveiligingsmeldingen) op basis van uitvoering van de overeenkomst, niet uitschrijfbaar; (b) service-e-mails (product­updates, onderhoud) op basis van gerechtvaardigd belang; (c) marketing-e-mails op basis van uw toestemming, u kunt zich te allen tijde afmelden via de afmeldlink in de e-mail of via uw accountinstellingen.

    2.6 Beveiliging en fraudepreventie

    Ter beveiliging van de Dienst verwerken wij IP-adressen, loginlogs, twee-factor-authenticatiegegevens en auditlogs.

    • Rechtsgrondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG), het belang van ClearFi en haar gebruikers bij een veilig platform.
    • Bewaring: maximaal 90 dagen voor reguliere beveiligingslogs; langer bij aanwijzingen van misbruik.

    3. Bijzondere categorieën persoonsgegevens

    ClearFi verwerkt in beginsel geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (art. 9 AVG) zoals gezondheidsgegevens, etnische afkomst of strafrechtelijke gegevens. Indien een Gebruiker dergelijke gegevens invoert in de Dienst, doet hij dit op eigen verantwoordelijkheid als verwerkingsverantwoordelijke. ClearFi adviseert gebruikers dergelijke gegevens niet in het platform op te slaan tenzij strikt noodzakelijk.

    4. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

    ClearFi deelt uw persoonsgegevens uitsluitend met derden voor zover noodzakelijk voor de levering van de Dienst, voor nakoming van wettelijke verplichtingen, of met uw expliciete toestemming. Wij sluiten met alle verwerkers een verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG). ClearFi verkoopt uw persoonsgegevens nimmer aan derden.

    4.1 Technische dienstverleners (verwerkers)

    • Hosting en serverless functies: Vercel, Inc. (VS), gegevensoverdracht op basis van EU Standard Contractual Clauses (SCCs).
    • Databasehosting: Supabase, Inc., gegevens opgeslagen in de EU (Frankfurt). Zie supabase.com/privacy voor hun subverwerkers.
    • Betalingsverwerking: Stripe, Inc. (VS), deelnemer aan het EU-VS Data Privacy Framework; stripe.com/privacy.
    • E-mailverzending: Resend (transactionele e-mail). Verwerking conform hun verwerkersovereenkomst.

    4.2 Accountantskantoren (bij koppeling via ClearFi Connect)

    Indien u een accountantskantoor koppelt aan uw account, verstrekt u dat kantoor toegang tot uw Gebruikersdata. ClearFi faciliteert deze toegang. Het accountantskantoor treedt daarbij op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke of verwerker. U bent zelf verantwoordelijk voor het sluiten van eventueel vereiste afspraken met uw accountant.

    4.3 Wettelijke verplichtingen en overheidsverzoeken

    ClearFi kan uw gegevens verstrekken aan overheidsinstanties of toezichthouders indien dit wettelijk vereist is (bijv. op rechterlijk bevel). Wij stellen u hiervan op de hoogte tenzij dit wettelijk verboden is.

    5. Internationale doorgifte van persoonsgegevens

    Bepaalde dienstverleners van ClearFi zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Voor doorgiften naar derde landen (met name de VS) hanteert ClearFi de volgende beschermingsmechanismen:

    • EU Standard Contractual Clauses (SCCs) zoals goedgekeurd door de Europese Commissie (Besluit 2021/914).
    • Deelname van de dienstverlener aan het EU-VS Data Privacy Framework (DPF).
    • Aanvullende technische en organisatorische maatregelen waar een transfereffectbeoordeling (TIA) daartoe aanleiding geeft.

    U kunt een kopie van de door ClearFi gebruikte SCCs opvragen via privacy@clearfi.nl.

    6. Uw rechten als betrokkene

    Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten. U kunt deze uitoefenen via privacy@clearfi.nl. Wij reageren binnen één maand; bij complexe verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. Wij kunnen om identiteitsverificatie vragen voordat wij uw verzoek verwerken.

    • Recht op inzage (art. 15 AVG): opvragen welke gegevens wij over u verwerken, inclusief verwerkingsdoeleinden, categorieën, ontvangers en bewaartermijnen.
    • Recht op rectificatie (art. 16 AVG): laten corrigeren van onjuiste of onvolledige gegevens. Veel gegevens kunt u zelf aanpassen via uw accountinstellingen.
    • Recht op verwijdering (art. 17 AVG): laten verwijderen van uw gegevens, tenzij een wettelijke bewaarplicht of ander gerechtvaardigd belang bewaring vereist. Na account­sluiting worden gegevens na 90 dagen definitief gewist (behoudens wettelijke bewaarplichten).
    • Recht op beperking van verwerking (art. 18 AVG): tijdelijke bevriezing van de verwerking, bijv. bij een geschil over de juistheid van uw gegevens.
    • Recht op gegevensoverdraagbaarheid / dataportabiliteit (art. 20 AVG): uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat ontvangen. ClearFi biedt exportmogelijkheden (CSV, PDF, UBL) via het platform.
    • Recht van bezwaar (art. 21 AVG): bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of voor direct marketing. Bij bezwaar tegen direct marketing stopt ClearFi onmiddellijk met die verwerking.
    • Recht om toestemming in te trekken (art. 7 lid 3 AVG): voor verwerkingen op basis van toestemming (bijv. marketing-e-mails) kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken zonder dat dit de rechtmatigheid van eerdere verwerking aantast.
    • Recht om niet onderworpen te worden aan volledig geautomatiseerde besluitvorming (art. 22 AVG): ClearFi neemt geen besluiten met rechtsgevolgen op uitsluitend geautomatiseerde basis.

    7. Klacht indienen bij de toezichthouder

    Indien u van mening bent dat ClearFi uw persoonsgegevens niet conform de AVG verwerkt, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP):

    • Website: autoriteitpersoonsgegevens.nl
    • Telefoon meldpunt: 088 – 180 5250
    • Postadres: Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag

    Wij verzoeken u echter eerst contact met ons op te nemen via privacy@clearfi.nl, zodat wij de gelegenheid krijgen het probleem samen op te lossen.

    8. Cookies en vergelijkbare technologieën

    ClearFi maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën:

    9.1 Strikt noodzakelijke cookies (geen toestemming vereist)

    • Sessiecookies van Supabase Auth: voor authenticatie en sessiebeheer.
    • CSRF-tokens: beveiliging tegen cross-site request forgery.
    • Voorkeurscookies: bijv. taalinstelling en thema.

    9.2 Analytische cookies (met toestemming)

    ClearFi kan analytische cookies gebruiken voor het analyseren van het gebruik van de website. Hiervoor vragen wij uw toestemming. U kunt uw voorkeuren te allen tijde aanpassen via de cookiebeheerinstellingen.

    9.3 Cookies van derden

    Diensten van derden (zoals Stripe) kunnen eigen cookies plaatsen. ClearFi heeft geen controle hierover. Raadpleeg het privacybeleid van de betreffende dienst.

    9. Beveiliging van uw persoonsgegevens

    ClearFi neemt passende technische en organisatorische maatregelen conform art. 32 AVG:

    • Versleuteling van gegevens in transit via TLS 1.2+ en in rust via AES-256.
    • Versleutelde opslag van wachtwoorden (bcrypt; wachtwoorden zijn nooit leesbaar voor ClearFi).
    • Optionele twee-factor authenticatie (2FA) voor alle accounts.
    • Row Level Security (RLS) in de database: gegevens van de ene Gebruiker zijn technisch niet toegankelijk voor andere Gebruikers.
    • Strikte toegangscontroles (RBAC); ClearFi-medewerkers hebben uitsluitend toegang op need-to-know basis.
    • Gegevens worden opgeslagen op servers binnen de Europese Unie.
    • Regelmatige beveiligingsaudits en monitoring van beveiligingsincidenten.

    10.1 Datalekken

    In geval van een datalek met een hoog risico voor uw rechten en vrijheden informeert ClearFi u zonder onnodige vertraging conform art. 34 AVG. ClearFi meldt relevante datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na ontdekking (art. 33 AVG).

    10. Wijzigingen in deze privacyverklaring

    ClearFi kan deze verklaring aanpassen om te voldoen aan nieuwe wetgeving of gewijzigde verwerkingsactiviteiten. Wezenlijke wijzigingen worden ten minste 30 dagen van tevoren aangekondigd via het platform of per e-mail.

    De datum "Laatst bijgewerkt" geeft aan wanneer de verklaring voor het laatste is herzien. De meest actuele versie staat altijd op clearfi.nl/privacy.