Te late betalingen zijn een van de grootste frustraties voor ondernemers. Ze schaden uw cashflow, kosten tijd en energie, en beschadigen soms zelfs de klantrelatie. Toch is met de juiste aanpak veel te voorkomen.
Begin bij de offerte
Debiteurenbeheer begint al vóór de opdracht. Leg in uw offerte en opdrachtbevestiging vast:
- Betalingstermijn (standaard 14 of 30 dagen)
- Betalingswijze (IBAN, iDEAL, creditcard)
- Rente en incassokosten bij te late betaling (wettelijk toegestaan)
- Uw BTW-nummer voor B2B-klanten
Factuur direct na levering
Stuur uw factuur zo snel mogelijk na levering van de dienst of het product. Hoe langer u wacht, hoe lager de prioriteit bij uw klant.
Met ClearFi kunt u automatische betalingsherinneringen instellen. Na 7, 14 en 30 dagen na de vervaldatum gaat er automatisch een vriendelijke herinnering uit — zonder dat u er naar hoeft te kijken.
De aanmaanstrategie
Volg bij te late betaling een vaste escalatiestrategie:
| Moment | Actie | Toon |
|---|---|---|
| Dag 1 na vervaldatum | Vriendelijke herinnering | Vriendelijk, aanname fout van klant |
| Dag 7 | Tweede herinnering | Formeler, vermelding rente |
| Dag 14 | Aanmaning met kosten | Formeel, aankondiging incasso |
| Dag 30+ | Incassobureau of deurwaarder | Juridisch |
Wettelijke rente en incassokosten
Heeft u in uw factuurvoorwaarden vermeld dat u rente en incassokosten in rekening brengt? Dan heeft u daar wettelijk recht op. De wettelijke handelsrente voor B2B is jaarlijks vastgesteld (check de actuele rente op rechtspraak.nl). Incassokosten zijn gebaseerd op de buitengerechtelijke incassokosten (BIK).
Ga nooit in zee met een nieuw klant zonder KVK-check. Controleer of het bedrijf actief is en geen faillissementsaanvraag heeft lopen.