Als ondernemer in Nederland bent u in de meeste gevallen verplicht om BTW (omzetbelasting) te berekenen over uw diensten en producten. U int die BTW van uw klanten en draagt dit periodiek af aan de Belastingdienst. Dit proces heet de BTW-aangifte.
Wanneer bent u BTW-plichtig?
U bent BTW-plichtig zodra u als ondernemer goederen levert of diensten verleent. Er zijn een paar uitzonderingen: zo zijn sommige beroepen (zoals artsen, onderwijzers en journalisten) vrijgesteld van BTW. Ook als uw omzet onder de €20.000 per jaar blijft, kunt u kiezen voor de Kleine Ondernemersregeling (KOR).
Hoe vaak moet u aangifte doen?
De Belastingdienst bepaalt hoe vaak u aangifte doet, afhankelijk van uw omvang:
- Kwartaalaangifte: meest gebruikelijk voor ZZP'ers en kleine bedrijven
- Maandaangifte: bij een jaarlijkse BTW-afdracht van meer dan €15.000
- Jaaraangifte: bij een jaarlijkse BTW-afdracht onder de €1.883 (op verzoek)
Wat heeft u nodig voor de aangifte?
Voordat u begint, verzamelt u het volgende:
- Alle verkoopfacturen van het aangiftetijdvak
- Alle inkoopfacturen en bonnetjes met BTW
- Bankafschriften als controle
- DigiD of eHerkenning om in te loggen bij de Belastingdienst
De aangifte stap voor stap
Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk en ga naar Aangifte omzetbelasting. U vult de volgende rubrieken in:
| Rubriek | Wat vult u in |
|---|---|
| 1a | Omzet belast met 21% — de totale omzet exclusief BTW |
| 1b | Omzet belast met 9% — bijv. voedsel, boeken, geneesmiddelen |
| 1d | Omzet belast met 0% — export buiten de EU |
| 5b | Voorbelasting — de BTW op uw inkopen die u terugkrijgt |
| 5g | Te betalen of terug te ontvangen — rubriek 1 minus 5b |
Gebruik boekhoudsoftware zoals ClearFi om al uw facturen automatisch te categoriseren. ClearFi genereert een BTW-overzicht dat u direct kunt overnemen in de aangifte.
Veelgemaakte fouten
Dit zijn de fouten die we het meest tegenkomen bij ZZP'ers:
- Privé-uitgaven opvoeren als zakelijke kosten (niet toegestaan)
- BTW vergeten op te tellen bij het factuurbedrag
- Te laat aangifte doen — de deadline is de laatste dag van de maand na het kwartaal
- Bonnetjes kwijtraken — bewaar alles minimaal 7 jaar
- Vergeten buitenlandse BTW (intracommunautaire diensten)
Te late aangifte levert een boete op van minimaal €68. Bij herhaalde overtredingen loopt dit op. Zet de deadlines in uw agenda: 31 januari, 30 april, 31 juli en 31 oktober.
BTW terugvragen
Heeft u meer BTW betaald op inkopen dan u heeft geïnd bij klanten? Dan krijgt u BTW terug van de Belastingdienst. Dit wordt automatisch verrekend bij uw aangifte. Zorg dat u alle inkoopfacturen goed bewaart.